A partir de novembro de 2018, todas as empresas que possuem empregados deverão, obrigatoriamente, estar cadastradas no eSocial, o novo sistema do governo federal que pretende reunir em um só lugar todas as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS. Inicialmente, o prazo final para adesão das micro e pequenas empresas se encerrava em 16 de julho, mas entidades representantes de empresas e de profissionais de contabilidade pediram mais prazo à Receita Federal para se adequar ao sistema.
Afinal, o que muda com a nova plataforma? Tem gente por aí dizendo que o eSocial vai resultar no fechamento de empresas e vai funcionar como uma espécie de filtro. Para responder a essa pergunta, OQueRola conversou com Paulo Silas, contador e proprietário do escritório MG Organização Contábil, que está no mercado há mais de 30 anos. Confira:
O eSocial é mesmo esse bicho de sete cabeças?
De forma alguma. O eSocial não muda nenhuma regra trabalhista, ele é apenas uma plataforma que vai permitir que a Receita fiscalize, em tempo real, se as obrigações estão sendo cumpridas por parte das empresas. Antes, essa fiscalização só ocorria com a presença de algum fiscal na empresa ou no escritório de contabilidade responsável. Vale lembrar que apesar de não promover nenhuma mudança, o eSocial já terá a atualização das novas regras trabalhistas com a alteração de mais de 100 pontos promovida pela reforma.
Quais são essas obrigações que as empresas têm que seguir?
Todo empregador precisa fornecer todas as informações sobre seus empregados, atualmente isso ocorre por meio de até 15 processos diferentes e o eSocial vai simplificar, permitindo que tudo seja feito em apenas um lugar. Mas, apesar dessa simplificação, pode demorar um pouco até que as empresas se adaptem a cumprir as obrigações à risca. Hoje, por exemplo, muitas empresas praticam aviso retroativo, o que não será mais permitido já que o eSocial deve saber do aviso com pelo menos um dia de antecedência, da mesma forma, as férias devem ser avisadas com 30 dias de antecedência e por aí vai.
Afinal, o que explica a criação desse novo sistema?
Muitas empresas ou contadores cometem erros na hora de enviar as informações, alguns sem intenção e outros realmente para burlar o sistema. Além de prejudicar a empresa, isso também causa um impacto nos cofres públicos quando o governo deixa de recolher determinados tributos por erro na prestação de dados. O que a Receita pretende é fechar o cerco e ter cada vez mais controle das informações do trabalhador brasileiro. Algo semelhante já vem sendo feito na Declaração de Imposto de Renda, que exige cada vez mais informações do contribuinte justamente para evitar fraudes. Só para se ter uma ideia, a estimativa da Receita é de que após a implantação total do eSocial, o governo tenha um aumento de arrecadação de até 20 bilhões de reais.
Todas as empresas devem aderir ao sistema?
Todas as empresas que possuem funcionários, inclusive Microempreendedores Individuais. Lembrando que a implantação do eSocial está ocorrendo aos poucos. As micro e pequenas empresas, por exemplo, devem enviar primeiro o cadastro do empregador, depois os funcionários, depois informações sobre remuneração, seguindo um calendário que vai de agosto até novembro. Quem deixar para a última hora pode encontrar dificuldades de adaptação, mas quem seguir o calendário sugerido pela Receita, vai aprender aos poucos como cadastrar as informações.
Qual dica você daria para as empresas se adequarem à mudança com mais facilidade?
Acho que tudo se resume a um fator: planejamento. É importante conversar com o setor de recursos humanos ou com o próprio contador para planejar com antecedência a gestão dos funcionários. A empresa que já possui uma estrutura bem organizada vai se adaptar facilmente às mudanças, já aquelas que estão acostumadas a tentar “burlar” o sistema, realmente não vão conseguir sobreviver devido à alta quantidade de multas que pode resultar das informações erradas ou que não forem repassadas ao eSocial. Para uma empresa de pequeno porte, sem reserva em caixa, uma multa de alto valor pode ser fatal. Então, não deixar para o último momento é a dica fundamental que eu daria.
